初めて利用する貸し会議室。注意点は?

初めて利用する貸し会議室の使い勝手をホームページなどの情報から正しく判断するのは、なかなか困難です。思わぬ失敗を避けるためには、下見や施設側との打ち合わせを事前に済ませておくのが一番でしょう。
しかし、いつでもそうした準備ができるわけではありません。時間的に余裕がないこともあるでしょう。特に、遠方でセミナーを開催する場合などは、どうしても開催日に始めて施設を訪れるということになりがちです。
下見に行くことができない場合にはなおさら、必要な情報の収集・確認を念入りに行っておくことが大切になります。特に、会議室の大きさと、設備内容の把握は、ホームページ上で済ませようとすると、失敗することになりがちです。この2点について、重点的に確認しておくべきでしょう。

会議室の大きさをしっかり確認する

ポータルサイトや施設のホームページなどで貸し会議室を探す時、まず目が行くのが収容人数です。しかし、この人数はあくまでも施設が申告する「最大の収容人数」であることが殆どです。
例えば「100人収容可能」とされている会議室でも、実際に100人を入れるためには、部屋の前から後ろまで、びっしり座席を設置しなければならないという場合もあります。そのような状態で長時間の会議や、お客様を集めてのセミナーを実施することは、現実的とは言えません。
また室内に柱や凹凸がある会議室にも注意が必要です。その場所を避け全席から前方が見通せるようにすると、収容人数が大幅に下がってしまうことがあり得るからです。
収容人数だけでなく、会議室の寸法や見取り図など、客観的な判断が下せるような情報を押さえておくと安心です。

どんな設備が用意されているのかを把握する

どのような設備を利用できるのかは、しっかり把握しておく必要があります。
ホームページで設備・備品等の一覧を確認するのはもちろん大切です。しかし、できればメールや電話で直接問い合わせをしておいた方が安心です。
その理由として、貸し会議室の中には、古い設備を使い続けているところもあるという点が挙げられます。例えばプロジェクターが用意されていても、型が古ければ、タブレット端末などに接続ができないこともあり得ます。また、接続に利用するケーブル類も、施設によっては用意されていないことがあります。
こうした問題が当日に判明すると、会議やセミナーの運営に支障をきたすことになりかねません。
どのような使い方をするのかが決まり次第、それが可能かどうかを施設に問い合わせておくと良いでしょう。