貸し会議室の利用にかかる金額を総額で考える

限られた予算の中で運営する必要がある会議やセミナー。外部の貸し会議室を利用にする時は、できるだけお得に済ませられる施設を選びたいものです。
施設を比較する際にまず目が向くのは、部屋そのものの利用料でしょう。しかし、利用内容によっては、それだけでは済まないことが多々あります。
例えばホワイトボードやプロジェクターなど、細々とした備品を利用すると、追加で料金が発生することがあります。
その他にも、机や椅子のセッティングなど、会議やセミナーを始める前の準備についても考えておかなければなりません。長時間に及ぶ場合は、飲食物の手配も必要でしょう。これらにも、やはり施設ごとのルールがあり、費用が発生し得ます。
お得な貸し会議室を見極めるためには、そのような別途発生する費用についても比較する必要があります。

利用する備品を考えて総額を出す

備品の料金体系は施設によって大きく異なります。例えば、ホワイトボード1枚とプロジェクターのセットはあらかじめ利用料に含まれていて、それ以外のものが必要なら別途料金が発生する、という場合があります。その一方、全ての備品が別料金というところも、無料で貸し出しが可能な備品があるというところもあります。
何が必要になるのかあらかじめ分かっているのならば、総額で比較すると本当にお得な貸し会議室を見つけやすくなります。部屋の利用料が安いと一見お得なように思えてしまいがちですが、実は備品の利用料が割高に設定されているということもあるからです。
ちなみに備品の利用料を抑えるためには、自前の物を持ち込むという方法もあります。ただし、持ち込みが禁止されている場合もあるので、検討の際にはチェックしておくべきでしょう。

事前準備や飲食のルールを把握する

会議やセミナーの前には当然、机や資料のセッティングが必要になります。このセッティングに対する扱いも、施設によって差があります。
原状復帰が必要な施設であれば、準備・片づけはすべて主催者側で行わなければなりません。その場合、準備・片づけに必要な時間分、予約時間を延ばす必要が生じるかもしれません。
一方、事前に伝えておいた形に机をセットしておいてくれるサービスがある施設もあります。このようなサービスを利用すれば、準備に必要な時間は最低限で済みます。ただし、有料サービスとして提供されていることもあるので注意が必要です。
また、飲食物に関しても、持ち込みが可能か、業者指定があるか、ゴミ処理は受け付けているか、などのルールが定められています。こうしたルールによって、思わぬところで追加料金が発生することも考えられます。
開催する会議やセミナーの内容と照らし合わせて、施設側のルールを把握しておくことが、お得な利用に繋がります。